PENGANTAR MANAJEMEN (5) - APA, MENGAPA DAN BAGAIMANA FUNGSI ORGANIZING DALAM MANAJEMEN

 Designing Adaptive Organizations

 

Dokumen perencanaan tidak hanya menggambarkan apa saja yang akan dilakukan namun juga harus mengetahui bagaimana mengatur SDM, mesin, uang, metode, dan bahan supaya program kerja yang sudah direncanakan dapat dijalankan dengan baik.

Organizing

Organisasi adalah bagaimana kita mengelola penyebaran sumber daya supaya program kerja yang sudah direncanakan dapat berjalan dengan baik sehingga mencapai tujuan organisai. Seorang manajer harus dapat menentukan tugas dari masing-masing divisi.

Hal ini tercermin dalam:

  • Pembagian kerja ke dalam departemen & pekerjaan tertentu. Jika melihat struktur organisasi tergambar pembagian kerja yang terpecah menjadi beberapa departemen.
  • Garis wewenang formal. Seperti jika terdapat masalah kaprodi harus membicarakan kepada rektor dahulu, tidak bisa langsung ke menteri.
  • Mekanisme untuk mengoordinasikan beragam tugas organisasi. Masing-masing departemen yang ada di dalam organisasi memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan di awal.

Designing Adaptive Organizations

  • Prinsip dan konsep pengorganisasian
  • Mengatur struktur vertikal
  • Menggunakan mekanisme untuk horizontal koordinasi
  • Menyesuaikan berbagai elemen desain struktural dengan situasi organisasi. Struktur organisasi juga harus menyesuaikan dengan kondisi atau perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal

Organization Structure

Struktur organisasi menjadi hal pertama yang harus diperhatikan dalam fungsi organisasi untuk mengembangkan organisasi. Mendefinisikan bagaimana tugas atau pekerjaan dibagi, sumber daya dialokasikan, dan departemen dikoordinasikan.

  • Serangkaian tugas formal yang diberikan
  • Hubungan pelaporan formal
  • Desain sistem untuk memastikan koordinasi yang efektif dari karyawan di seluruh departemen.

The Organization Chart

  • Representasi visual
  • Seperangkat tugas formal
  • Kerangka kerja untuk kontrol pengawasan secara vertikal
  • Hubungan pelaporan formal, bagan organisasi dapat menunjukan hubungan pelaporan

Work Specialization

Work specialization ada karena pegawai bekerja berdasarkan potensi yang mereka miliki. Oleh karena itu, dalam organisasi dibentuk beberapa departemen untuk menunjang potensi yang dimiliki pegawai.

Konsep pembagian kerja

  • Tugas dibagi lagi menjadi pekerjaan individu
  • Karyawan hanya melakukan tugas yang relevan dengan fungsi khusus dan potensi mereka
  • Pekerjaan cenderung kecil, namun dapat dilakukan secara efisien

Chain of Command

  • Di struktur organisasi terlihat jelas mana garis yang tidak terputus-putus dan mana garis yang terputus-putus sehingga menghubungkan semua orang dalam suatu organisasi
  • Menunjukkan siapa melapor kepada siapa

Terkait dengan dua prinsip:

  • Kesatuan perintah atau komando
  • Prinsip skalar (kendali)

Authority

  • Hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah
  • Mengalokasikan sumber daya untuk mencapi hasil yang diinginkan organisasi

Otoritas dibedakan menjadi tiga karakteristik:

- Otoritas berdasarkan kepentingan organisasi, bukan orang

- Wewenang diterima dan diakui oleh bawahan

- Otoritas mengalir ke bawah secara vertikal

Responsibility

Di satu sisi saat diberikan otoritas juga harus diimbangi dengan tanggung jawab

·         Tugas yang harus dilaksanakan di pekejaan atau aktivitas yang diberikan kepada karyawan

·         Manajer diberi otoritas yang sepadan dengan tanggung jawab

Accountability

  • Mekasime yang dimana otoritas dan tanggung jawab diselaraskan
  • Orang-orang tunduk pada pelaporan dan pembenaran hasil tugas kepada mereka yang berada di atas mereka dalam rantai komando
  • Dapat dibangun ke dalam struktur organisasi

Delegation

  • Prinsip delegasi, manajer menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pegawai di bawahnya dan dapat bertanggung jawab.
  • Organisasi mendorong manajer untuk mendelegasikan wewenang ke tingkat serendah mungkin. Namun manajer juga harus melihat pekerjaan yang harus didelegasikan cocok atau tidak dengan potensi pegawai.

Techniques for Delegation

  • Menyeleksi orang yang tepat, yang akan didelegasikan pekerjaan-pekerjaan tertentu
  • Memastikan bahwa otoritas sama dengan tanggung jawab
  • Delegasikan seluruh tugas
  • Mengevaluasi dan menghargai kinerja
  • Mempertahankan umpan balik
  • Memberikan instruksi yang menyeluruh

Line and Staff Authority

  • Line Authority, individu dalam posisi manajemen memiliki kekuatan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan secara langsung.
  • Staff Authority, diberikan kepada staff spesialis di bidang keahliannya. Staff yang memiliki garis otoritas mempunyai hak untuk memerintahkan dan memberikan instruksi kepada bawahannya.

Span of Management/Span of Control

Persoalan seberapa ideal satu manajer memimpin bawahan. Jumlah bawahan dari seorang manajer tertantung pada seberapa intensif pendampingannya yang dilakukan oleh manajer.

  • Jumlah karyawan yang melapor ke supervisor

-          Traditional view = tujuh bawahan per manajer

-          Lean organizations today = 30+ bawahan

  • Supervisor Involvement

-      Jika keterlibatan dengan bawahan sangat ketat maka rentang kendali harus kecil seperti traditional view

-        Perlu sedikit keterlibatan dengan bawahan, bisa besar

Factors Associated With Less Supervisor Involvement

  • Pekerjaan stabil dan rutin
  • Bawahan melakukan tugas pekerjaan serupa dan rutin
  • Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi
  • Bawahan sangat terlatih
  • Aturan dan prosedur yang menentukan aktivitas tugas tersedia
  • Sistem pendukung untuk manajer
  • Sedikit waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan
  • Preferensi dan gaya manajer menyukai rentang yang besar

Tall vs Flat Structure

Jika strukturnya tinggi maka jenjang hirarki akan panjang, di satu sisi seorang manajer punya bawahan dengan jumlah kecil. Namun jika strukturnya datar maka jumlah bawahan bisa saja banyak.

  • Rentang kontrol yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar
  • Struktur tinggi memiliki rentang yang sempit dan tingkat yang lebih hirarki
  • Struktur datar memiliki rentang yang lebar, tersebar secara horizontal dan tingkat hirarki yang lebih sedikit
  • Kecenderungannya mengarah pada rentang kendali yang lebih luas

Centralization vs Decentralization

Centralization merupakan pemusatan pengambilan keputusan pada satu titik. Sedangkan decentralization lebih kepada memberikan kewenangan pada level yang paling bawah untuk mengambil keputusan.

  • Perubahan dan ketidakpastian yang lebih besar dalam lingkungan biasanya dikaitkan dengan desentralisasi
  • Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
  • Pada saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, otoritas dapat dipusatkan di atas

Departmentalization

Dasar dimana individu dikelompokkan ke dalam departemen. Suatu organisasi bisa saja menjalankan dan harus ditunjang dengan fungsi-fungsi.

  • Vertical functional approach, pegawai dikelompokkan bersama dalam departemen berdasarkan keterampilan umum. Seperti seorang direktur dibantu oleh seorang manajer.
  • Divisional approach, dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah geografis yang sama.
  • Horizontal matrix approach, rantai komando fungsional dan divisi. Beberapa pegawai melapor ke dua atasan. Menggambungkan antara fungsi dengan divisi.
  • Team-based approach, dibuat untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Merekrut pegawai dalam satu tim yang terdiri dari berbagai divisi.
  • Network approach, hubungan pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi lain yang menjalankan fungsi vital. Departemen bersifat mandiri dan dapat ditempatkan dimana saja.
  • Virtual approach, membawa orang bersama-sama sementara untuk memanfaatkan peluang tertentu kemudian bubar. Virtual network walaupun terpisah namun terdapat satu hak pusat yang menghubungkan pihak-pihak lain yang terkait.

Five Approaches to Structural Design

Vertical Functional Approach

Pengelompokkan posisi ke dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian, dan penggunaan sumber daya. Informasi mengalir ke atas dan ke bawah.

  • Rantai komando berkumpul di atas
  • Manajer dan karyawan cocok karena pelatihan dan keahlian yang serupa
  • Aturan dan prosedur yang mengatur tugas dan tanggung jawab

Divisional Structure                             

Keunggulan dari divisional structure yaitu:

  • Penggunaan sumber daya secara efisien
  • Pengembangan spesialisasi keterampilan
  • Kontrol manajemen puncak
  • Koordinasi yang sangat baik
  • Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

Kelemahan dari divisional structure yaitu:

  • Komunikasi yang buruk
  • Respon yang lambat terhadap perubahan eksternal
  • Keputusan terkonsentrasi di atas sehingga cenderung sentralisasi
  • Tanggung jawab dalam menunjuk sulit
  • Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh karyawan

Horizontal Matrix

Keunggulan dari horizontal matrix yaitu:

  • Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hirarki tunggal
  • Beradaptasi dengan lingkungan yang berubah
  • Pengembangan baik umum maupun keahlian manajemen spesialis
  • Keahlian tersedia untuk semua divisi
  • Tugas yang diperbesar untuk karyawan

Kelemahan dari horizontal matrix yaitu:

  • Terdapat dua pemimpin dalam satu perusahaan
  • Konflik tinggi antara dua sisi matriks
  • Banyak pertemuan untuk mengkoordinasi kegiatan
  • Kebutuhan akan pelatihan hubungan manusia
  • Dominasi kekuasaan oleh satu sisi matriks

Team-Based

Keunggulan dari team-based yaitu:

  • Keuntungan yang sama dengan struktur fungsional
  • Pengurangan hambatan antar departemen
  • Waktu respon lebih cepat
  • Semangat yang lebih baik
  • Mengurangi biaya administrasi

Kelemahan dari team-based  yaitu:

  • Loyalitas ganda dan konflik
  • Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk pertemuan
  • Desentralisasi yang tidak direncanakan

Network Approach

Keunggulan dari network approach yaitu:

  • Daya saing global
  • Fleksibilitas tenaga kerja
  • Mengurangi biaya administrasi

Kelemahan dari network yaitu:

  • Tidak ada kontrol langsung
  • Kehilangan bagian dari organisasi secara parah berdampak pada sisa organisasi
  • Loyalitas karyawan melemah

Task Forces, Team, Project Management

  • Task force = tim smentara yang dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen.
  • Project Manager = bertanggung jawab untuk mengoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara penuh waktu untuk penyelesaian proyek tertentu.

Reengineering

Desain ulang radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan

Process = kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan mencapai nilai

Factors Shaping Structure

Structure

  • Mengikuti strategi
  • Mencerminkan lingkungan
  • Sesuai dengan teknologi

-          Teknologi layanan

-          Teknologi digital

 

Nama               : Cecilia Azhara Ayuningtiyas

NIM                : 1709622040

Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

Mata Kuliah    : Pengantar Manajemen

Sumber            :

https://youtu.be/4De2P0E7MF4

Komentar

Posting Komentar