PENGANTAR MANAJEMEN (4) - APA, MENGAPA, DAN BAGAIMANA FUNGSI PERENCANAAN

 Managerial Planning and Goal Setting

 

Fungsi Management

• Planning, proses untuk merumuskan tujuan organisasi, membuat strategi pencapaian tujuan, mengembangkan rencana aktivitas kerja dari organisasi. Di dalam perencanaan harus mampu menjawab apa yang harus dikerjakan, mengapa hal tersebut harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya.
• Organizing, mengalokasikan sumber daya yang tersedia sehingga  perencanaan  awal dapat berjalan dengan lancar.
• Actuating, menggerakkan manusia untuk memanfaatkan sumber daya dalam melaksanakan suatu kegiatan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik.
• Controlling, mengevaluasi kinerja organisasi sesuai dengan tujuan dan perencaan awal atau tidak.

Planning for the Future

Perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan yang ditargetkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam perencanaan juga menyusun atau membuat program-program untuk pencapaian tujuan perusahaan. Saat ini yang dihadapi oleh organisasi atau perusahaan yaitu lingkungan yang memiliki karakteristik VUCA (Volatility,Uncertainty, Complexity, Ambiguity) karena lingkungan selalu dinamis. Oleh karena itu, seorang manajer harus membuat perencanaan dan melakukan penyesuaian untuk mengantisipasi lingkungan yang selalu dinamis agar bisa mencapai target kinerja perusahaan. Sebagian besar organisasi atau perusahaan akan mengalami turbulensi dan meningkatnya ketidakpastian terhadap:

• Gejolak ekonomi, politik, dan sosial
• Minat baru dalam perencanaan organisasi

Manager Planning and Goal Setting

• Proses perencanaan
• Bagaimana manajer mengembangkan rencana yang efektif
• Penetapan tujuan
• Jenis perencanaan
• Pendekatan baru untuk perencanaan

The Importance of Goals and Plans

Setiap organisasi harus menyusun target atau tujuan serta menyusun perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut karena:

• Perencanaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, pengambilan keputusan tersebut juga harus didasarkan pada perencanaan yang dibuat.
• Pedoman atau panduan untuk bertindak, pedoman untuk melakukan pekerjaan tertentu dari sumber daya manusia yang ada di organisasi atau perusahaan.
• Standar kinerja, agar target perusahaan tercapai, maka yang  menjadi patokan perusahaan yaitu kinerja yang sesuai dengan perencanaan awal.

Goals and Plans

• Goal, merupakan kondisi masa depan yang diinginkan dan ingin dicapai oleh organisasi.
• Plan, merupakan rancangan dalam menentukan alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yamg diperlukan untuk mencapai tujuan.
• Planning, merupakan proses dalam menentukan tujuan organisasi dan cara mencapainya melihat pada fungsi manajemen yang paling mendasar dan fungsi manajemen yang paling kontroversial.

Levels of Goals/Plans and Their Importance

• Mission Statement, tujuan utama organisasi tercermin dalam misinya. Misi tersebut menggambarkan keseluruhan dari sebuah perusahaan. Misi menjadi penting karena untuk memberikan pesan kepada orang lain mengapa perusahaan tersebut dibuat kepada masyarakat umum terkait dengan legitimacy kepada investor, pelanggan, distributor, komunitas.
• Strategic Goals/Plans (Senior Management) (Organisasi secara keseluruhan), untuk mencapai mission statement tersebut maka membutuhkan sasaran strategi. Oleh karena itu, dibutuhkan dokumen rencana strategi untuk mencapai tujuan strategi yang dibuat oleh petinggi perusahaan.
• Tactical Goals/Plans (Middle Management) (divisi utama, fungsi), tactical goals/plans tersebut menjadi tanggung jawab manajer level menengah. Setiap manajer yang menjadi tanggung jawab dari masing-masing divisi juga harus menyusun perencanaan dan target.
• Operational Goals/Plans (Lower Management) (departemen, individu), bertugas untuk menyusun target operasional dan rencana operasional.

Semua level goals/plans tersebut saling berhubungan, yang dimana strategic goals/plans tidak akan tercapai tanpa dibuatnya tactical goals/plans. Begitu juga ketika tactical goals tidak tercapai maka operasional goals/plans tidak dibuat.

Benefits for the Organization

• Legitimacy

-          Alasan organisasi berdiri

-          Melambangkan legitimacy

-          Karyawan mengidentifikasi dengan tujuan keseluruhan

• Source of Motivation and Commitment

-          Identifikasi karyawan dengan organisasi

-          Memotivasi dengan mengurangi ketidakpastian

• Guides to Action

-          Memberikan arah atau memusatkan perhatian kepada target tertentu

-          Upaya langsung menuju hal penting

• Rationale for Decisions

-          Pelajari apa yang ingin dicapai oleh organisasi

-          Membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan, peran, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran internal akan dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan

•  Standard of Performance

-          Berfungsi sebagai kriteria kinerja

-          Memberikan standar kerja

Organizational Mission

Misi merupakan alasan organisasi untuk tetap eksis

Mission Statement

• Secara luas menyatakan ruang lingkup dan operasi bisnis dasar yang membedakannya dari jenis organisasi. Menggambarkan keunikan perusahaan karena setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang berbeda.
• Mencakup pasar dan pelanggan
• Beberapa kemungkinan menggambarkan nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, sikap terhadap karyawan.

Strategic Goals and Plans

• Strategic Goals

-      Dimana organisasi tersebut akan diarahkan di masa depan atau dapat dikatakan juga apa yang ingin dicapai oleh oerganisasi

-      Berkaitan dengan organisasi secara keseluruhan

• Strategic Plans

-          Langkah tindakan yang digunakan untuk mencapai tujuan strategis

-          Kerangka yang mengartikan kegiatan organisasi dan alokasi sumber daya

-          Dibuat untuk jangka panjang

Tactical Goals and Plans

• Tactical Goals

-          Menerapkan dalam manajemen menengah

-          Sasaran yang menentukan hasil yang harus dicapai oleh divisi dan departemen utama

• Tactical Plans

-          Rencana yang dirancang untuk membantu melaksanakan rencana strategis utama

-          Lebih pendek dari kerangka waktu daripada strategic plans

Operational Goals and Plans

Operational goals dan plans dibuat tahunan. Operational goals dan plans tidak boleh menyimpang dari tectical goals dan plans karena operational goals harus mendukung ketercapaian tactical goals.

• Operational Goals

-          Hasil yang spesifik dan terukur

-          Diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu

• Operational Plans

-     Tingkat organisasi lebih rendah dalam menentukan langkah-langkah tindakan untuk mencapai tujuan operasional

-          Alat untuk operasi harian dan mingguan

-          Jadwal merupakan komponen penting

Goal Attainment

• Pencapaian tujuan di tingkat yang lebih rendah memungkinkan pencapaian tujuan tingkat tinggi. Operational goals di level bawah mengupayakan program-program nya untuk bisa mencapai tactical goals. Begitu pula dengan tactical goals yang berasa di level menengah mengupayakan rencana-rencananya harus mendukung pencapaian strategic goals
• Pertanggung jawaban organisasi tradisional

-          Strategic dibuat oleh top manajemen

-          Tactical dibuat oleh middle manajemen

-          Operational dibuat oleh lower level manajemen

Hierarchy of Goals

Characteristics of Effective Goal Setting

• Spesifik dan dapat terukur
• Menantang tetapi realistis sesuai dengan kondisi yang dimiliki organisasi atau perusahaan
• Jangka waktu yang ditentukan
• Terkait dengan hadiah

Model of the MBO Process

MBO Benefits and Problems

• Benefits of MBO

-     Manajer dan karyawan berfokus pada aktivitas yang akan mengarahkan atau membimbing mereka kepada pencapaian tujuan.

-         Kinerja dapat ditingkatkan di setiap level perusahaan

-         Karyawan termotivasi

-         Tujuan departemen dan individu selaras dengan tujuan perusahaan

• Problems with MBO

-          Perubahasan yang sifatnya stagnan mencegah MBO berfungsi atau bertahan

-          Lingkungan kerja yang buruk maka hubungan karyawan akan mengurangi aktivitas MBO

-          Tujuan strategis dapat digantikan oleh tujuan operasional

-     Organisasi dan nilai-nilai mekanistik yang menghambat partisipasi dapat membahayakan proses MBO

-          Terlalu banyak dokumen menghabiskan energi MBO

Single-Use Plans (For Goals Not Likely To Be Repeated)

• Program merupakan serangkaian tujuan dan rencana yang kompleks untuk mencapai tujuan organisasi yang penting dan hanya sekali saja.
• Proyek mirip dengan program, namun umumnya lebih kecil dalam lingkup dan komplesitas.

Standing Plans (For Tasks Performed Repeatedly)

• Kebijakan merupakan panduan umum dalam bertindak dan memberikan arahan bagi orang-orang di dalam organisasi
• Aturan yang menjelaskan bagaimana tindakan tertentu harus dilakukan
• Prosedur menentukan serangkaian langkah yang tepat untuk digunakan dalam mencapai pekerjaan tertentu

Contingency Plans (Specific Situations – unexpected conditions)

• Identify Uncontrollable Factors

-          Kemunduran ekonomi atau krisis ekonomi

-          Pasar yang menurun

-          Kenaikan biaya persediaan

-          Perkembangan teknologi

-          Kecelakaan keselamatan kerja

• Minimize Impact of Uncontrollable Factors

-          Meminimalisir dampak dari faktor-faktor yang tidak bisa dikontrol

Building Scenarios

Melihat tren dan diskontinuitas dan membayangkan kemungkinan masa depan alternatif untuk membangun kerangka kerja dimana peristiwa masa depan yang tidak terduga dapat dikelola. Dengan kata lain membuat perencanaan dengan model membuat scenario yang akan terjadi di masa yang akan datang kemudian menyiapkan langkah-langkah tersebut.

Crisis Management Planning (Sudden – Devastating – Require Immediate Response)

Pemerintah harus membuat crisis management planning. Pada saat krisis tentu harus ada tindakan darurat untuk mencegah hal tersebut akan terjadi.

• Prevention

-          Membangun hubungan saling percaya dengan penyelenggara kepentingan umum

-          Komunikasi terbuka

• Preparation

-          Tim manajemen krisis

-          Rencana manajemen krisis

-          Membangun sistem komunikasi yang efektif

• Containment

Planning for High Performance

Perencanaan dimaksudkan untuk dapat mencapai target organisasi (kinerja terbaik yang harus dicapai oleh organisasi).

• Central Planning, merupakan kelompok tradisional spesialis perencanaan yang mengembangkan rencana untuk organisasi secara keseluruhan serta divisi dan departemen utamanya biasanya langsung melapor ke petinggi perusahaan atau organisasi. Namun untuk high performance, planning tidak bisa menggunakan central planning.
• Decentralized Planning, kinerja manajer berkerja dengan ahli perencanaan untuk mengembangkan tujuan dan rencana mereka sendiri.
• Perencanaan menjadi aktif ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan tau bagaimana cara menentukan untuk mencapainya.

Planning In The New Workplace

• Memiliki visi misi yang kuat
• Menetapkan tujuan perenggangan untuk keunggulan
• Membangun budaya yang mendorong pembelajaran
• Merangkul acara dan perencanaan yang didorong
• Memanfaatkan gugus tugas sementara
• Perencanaan masih dimulai dan berhenti di atas

 

Nama               : Cecilia Azhara Ayuningtiyas

NIM                : 1709622040

Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

Mata Kuliah    : Pengantar Manajemen

Sumber            :

https://youtu.be/7dEj-9yA1bA